Visselblåsarpolicy

Bakgrund

På Sesol koncernen strävar vi efter att ha en öppen och transparent
arbetsplats, där missförhållanden inte ska förekomma. Det är därför viktigt
för oss att det finns tydlig information om hur man kan rapportera
konfidentiellt och säkert. Vid misstanke om pågående eller tidigare
missförhållanden ska det därför finnas resurser för att röja dem. Genom att
göra det enkelt att rapportera, värnar vi tillsammans om att främja
medarbetarnas, kundernas och allmänhetens förtroende för oss.

1. Vem kan visselblåsa?
Du kan visselblåsa och erhålla skydd från visselblåsarlagen om du är
arbetstagare, volontär, praktikant, verksam aktieägare, person som annars
står till förfogande för arbete under vår kontroll och ledning eller ingår i vår
förvaltnings-, ledings- eller tillsynsorgan. Entreprenörer,
underentreprenörer och leverantörer till oss som fått reda på
missförhållanden inom företaget kan även rapportera.
Att du har avslutat ditt arbetsrelaterade förhållande med oss, eller att det
inte har påbörjat än, är inte ett hinder för att rapportera om ett
missförhållande.
Därutöver möjliggör vi även för personer utanför ovanstående kategorier
att nyttja sig av vår interna rapporteringskanal. Vi kommer att behandla
samtliga rapporter likvärdigt, även om du som utomstående inte omfattas
av visselblåsarlagens skyddsbestämmelser.

2. Vad kan jag visselblåsa om?
Vid misstanke om ett möjligt missförhållande, lag- och/eller regelbrott
uppmanar vi dig att rapportera detta till oss som ett visselblåsningsärende.
Vid rapporteringen är det av vikt att du vid tidpunkten för denne hade
rimliga skäl att tro att den information om missförhållanden som
rapporterades var sann. Vid bedömningen av om rimliga skäl förelegat ska
omständigheter och information som varit dig tillhanda vid
rapporteringstidpunkten ligga till grund för om du kan ha antagit att
missförhållandet varit sant. Dessutom är det även viktigt att det faktiskt
kan anses vara en överträdelse som kan visselblåsas, och erhålla dig skydd.

2.1 Missförhållanden av allmänintresse
Du kan rapportera information om missförhållande framkomna i ett
arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att det
kommer fram. Vid andra typer av personliga klagomål som inte har ett
allmänintresse av att de kommer fram, exempelvis tvister eller klagomål
angående arbetsplatsen eller arbetsmiljön, uppmanar vi dig att istället ta
kontakt med din närmsta chef alternativ skapa ett tillbud. Detta för att
säkerställa att dessa ärenden bereds på bästa möjliga sätt.
Exempel på missförhållanden av allvarlig karaktär som bör rapporteras om:

1. 1. Medvetet felaktig bokföring, intern bokföringskontroll eller annan
      ekonomisk brottslighet.
   2. Förekommande av stöld, korruption, skadegörelse, bedrägeri,
      förskingring eller dataintrång.
   3. Allvarliga miljöbrott eller stora brister i säkerheten på arbetsplatsen.
   4. Om någon utsätts för allvarliga former av diskriminering eller
      trakasserier.
   5. Andra allvarliga missförhållanden som rör enskildas liv eller hälsa.
   6. Andra allvarliga missförhållanden som rör företagets vitala intressen.

2.2 Missförhållande som strider mot EU-rätten
Dessutom finns möjligheten att rapportera information om
missförhållanden framkomna i ett arbetsrelaterat sammanhang som
strider mot EU-rättsliga rättsakter eller bestämmelser. Misstänker du att
detta förekommer, läs då gärna visselblåsarlagen 2 § och
visselblåsardirektivets tillämpningsområde i artikel 2 och bilaga del 1 för
tillämpliga lagar.

3. Hur rapporterar jag?
3.1 Skriftlig rapportering
Vid ett skriftligt ärende använder vi oss av Visslan, som är vår digitala
visselblåsningskanal. På kanalen väljer du att “rapportera” för att sedan
kunna beskriva ditt misstänkta missförhållande. Beskriv gärna vad som
hänt så ingående som möjligt, för att vi ska kunna säkerställa att adekvata
åtgärder kan tillämpas. Det är därför även möjligt att bifoga ytterligare
bevisning, i form av exempelvis skriftliga dokument, bilder eller ljudfiler.

3.1.1 Känsliga personuppgifter
Vänligen inkludera inte känsliga personuppgifter om personer nämnda i
din rapport ifall det inte är nödvändigt för att kunna beskriva ditt ärende.
Känsliga personuppgifter är uppgifter om; etniskt ursprung, politiska
åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening,
hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter,
biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person.

3.1.2 Anonymitet
Du kan vara anonym under hela processen utan att det påverkar ditt
rättsliga skydd men du har även möjlighet att bekänna din identitet under
strikt konfidentialitet. Anonymitet kan i vissa fall försvåra ärendets
uppföljningsmöjligheter och de åtgärder vi kan utföra, men i sådant fall
kan vi även senare be dig att under strikt konfidentialitet bekänna din
identitet senare.

3.1.3 Uppföljning & inlogg
Efter att du rapporterat kommer du att få ett sextonsiffrigt kod, som du
framöver kommer kunna logga in på Visslan med. Det är väldigt viktigt att
du sparar koden, då du annars inte kommer kunna få åtkomst till ärendet
igen.

Om du tappar bort koden kan du skicka in en ny rapport där du hänvisar
till den föregående rapporten.

Inom sju dagar kommer du att få en bekräftelse att ärendehanterare
mottagit din rapportering. Ärendehanterare är den oberoende och
självständig part som tar emot ärenden i rapporteringskanalen, vars
kontaktuppgifter finns bifogade i “6.1 Kontaktuppgifter till
ärendehanterare”. Vid frågor eller funderingar kan du och
ärendehanteraren framöver kommunicera genom plattformens inbyggda
och anonyma chattfunktion. Du kommer få återkoppling inom tre
månader med vilka eventuella åtgärder som planerats eller genomförts på
grund av rapporteringen.
Det är viktigt att du, med din sextonsiffriga kod, loggar in med jämna
mellanrum för att svara på eventuella följdfrågor ärendehanterare kan ha. I
vissa fall kan ärendet inte tas vidare utan svar på sådana följdfrågor från
dig som rapporterande person.

3.2 Muntlig rapportering
Det är därutöver även möjligt att bedriva ett muntligt ärende genom att
ladda upp en ljudfil som en bilaga vid skapandet av ett ärende. I ljudfilen
beskriver du samma sakomständigheter och detaljer som du hade gjort i
ett skriftligt ärende.
Därtill kan ett fysiskt möte med ärendehanterare begäras via Visslan. Detta
görs lättast genom att antingen begära det i ett befintligt ärende, eller att
skapa en ny rapport.

3.3 Extern rapportering
Vi uppmanar dig att alltid först rapportera om missförhållanden internt,
men ifall svårigheter skulle föreligga eller att det anses olämpligt är det
möjligt att bedriva en extern rapportering istället. Vi refererar dig då till att
kontakta behöriga myndigheter eller i tillämpliga fall till EU:s institutioner,
organ eller byråer. Kontaktupplysningar till dessa finns på följande
webbadress: www.visslan.com/resources/visselblasarpolicy/externrapportering

4. Vilka är mina rättigheter?
4.1 Rätt till konfidentialitet
Under ärendets handläggning kommer det säkerställas att identiteten på
dig som rapporterande person behandlas konfidentiellt och att åtkomst till
ärendet förhindras för obehörig personal. Vi kommer inte att avslöja din
identitet utan ditt samtycke om gällande lagstiftning inte tvingar oss, och
vi kommer säkerställa att du inte utsätts för repressalier.

4.2 Skydd mot repressalier
Vid visselblåsning föreligger det skydd mot negativa konsekvenser från att
ha rapporterat ett missförhållande, i form av ett repressalieförbud. Skyddet
mot repressalier gäller även i relevanta fall för personer på arbetsplatsen
som bistår den rapporterande personen, dina kollegor och anhöriga på
arbetsplatsen, och juridiska personer som du äger, arbetar för eller annars
har anknytning till.
Detta innebär att hot om repressalier och försök till repressalier inte är
tillåtna. Exempel på sådana är ifall du skulle bli uppsagd, få ändrade
arbetsuppgifter, ålagda disciplinåtgärder, hotad, diskriminerad, svartlistad
inom din bransch, eller dylikt på grund av att du visselblåst.
Även om du skulle identifieras och utsättas för repressalier omfattas du
fortfarande av skyddet, ifall du hade rimliga skäl att tro att
missförhållandet som rapporterades var sann och inom visselblåsarlagens
tillämpningsområde. Notera dock att det inte erhålls skydd ifall det är ett
brott i sig att anskaffa eller ha tillgång till informationen som rapporterats.

Skyddet mot repressalier gäller även i rättsliga förfaranden, inbegripet
avseende förtal, upphovsrättsintrång, brott mot tystnadsplikt, överträdelse
av dataskyddsregler, röjande av företagshemligheter eller avseende
ersättningsanspråk som bygger på privaträtt, offentlig rätt eller kollektiv
arbetsrätt, och du ska inte åläggas ansvar av något slag som en följd av
rapporter eller offentliggöranden under förutsättning att du hade rimliga
skäl att tro att det var nödvändigt att rapportera eller offentliggöra sådan
information för att avslöja ett missförhållande.

4.3 Offentliggörande av information
Skyddet gäller även vid offentliggörande av information. Det förutsätts då
att du har rapporterat internt inom företaget och externt till en
myndighet, eller direkt externt, och ingen lämplig åtgärd har vidtagits
inom tre månader (i motiverade fall sex månader). Skydd erhålls även då
du haft rimliga skäl att tro att det kan föreligga uppenbar fara för
allmänintresset ifall det inte offentliggörs, exempelvis i en nödsituation.
Samma gäller då det vid extern rapportering finns risk för repressalier eller
att det är osannolikt att missförhållandet kommer avhjälpas på ett
effektivt sätt, exempelvis vid risk för att bevis kan döljas eller förstöras.
Notera dock att detta skydd inte tillämpas ifall du som rapporterande
person utlämnar information direkt till medier i enlighet med ett annars
gällande skyddssystem för yttrande- och informationsfriheten. Du har
alltså fortfarande meddelarskydd och anskaffarfrihet där det är tillämpligt.

4.4 Rätt till genomgång av dokumentation vid möten med
ärendehanterare
Ifall du begärt ett möte med ärendehanterare kommer denne/dessa att
med ditt samtycke säkerställa att fullständig och korrekt dokumentation
av mötet bevaras i en varaktig och åtkomlig form. Detta kan ske genom
exempelvis en inspelning av samtalet eller genom att föra protokoll.
Efteråt kommer du att få tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna
protokollet genom att underteckna det.
Spelades samtalet inte in har ärendehanterare rätt att dokumentera
samtalet genom protokoll. Efteråt kommer du att få tillfälle att kontrollera,
rätta och godkänna transkriberingen genom att underteckna det.
Vi rekommenderar att denna dokumentation förs i Visslans plattform
genom att visselblåsaren skapar ett ärende där informationen kan samlas
på ett säkert sätt.

5. GDPR och hantering av personuppgifter
Vi gör är alltid vårt främsta för att skydda dig och dina personuppgifter. Vi
säkerställer därför att vår hantering av dessa alltid i enlighet med allmänna
dataskyddsförordning (“GDPR”).
Förutom detta kommer samtliga personuppgifter utan relevans för
ärendet att raderas och ärendet sparas endast så länge det är nödvändigt
och proportionerligt att göra så. Som längst kommer ett ärende få
behandlas två år efter dess avslutande. För mer information om vår
hantering av personuppgifter se GDPR Policy för Sesol AB

6. Ytterligare kontakt
Har du ytterligare frågor angående hur vi hanterar visselblåsarärenden är
du alltid välkommen att kontakta ärendehanterare.

Inskickade ärenden mottages av ärendehanteraren internt och vid behov
av utredning skickas ärendet vidare till externa jurister på advokatbyrån
Widstrand. Processen har i beaktande en konfidentiell kommunikation.